テレアポでリストが揃ったらいよいよ架電ですが、単に架電しているだけでは数字は安定しません。
安定してアポを取得するためには、リコール管理と見込み管理が不可欠です。
リコールや見込みがたまっているからこそ、アポが安定的に取れるのです。
この記事ではリストを育てるリコール管理と見込み管理について解説します。
リコール管理と見込み管理の違い
まずリコールと見込みの違いについてお伝えします。
リコールとは次に電話をする予定日時のこと
見込みとは自社の商品・サービスに興味・関心があることです。
次にリコールについてもう少し詳細にお伝えします。
リコールには種類が2つあります。それは先方指定と自社指定です。
先方指定とは、相手が○○日の○○時だったら居るよとか、時間が取れるよと先方から時間指定してきたことです。
自社指定とは、この曜日やこの時間はキーマンや社長はいなさそうだから、別の曜日に電話しようと自分でリコールの日時を指定した場合のことです。
次に見込みについてもう少し詳細にお伝えします。
見込みとは自社の商品・サービスに興味・関心があることとお伝えしましたが、興味・関心があるならアポを取ればいいじゃないかと思われるかもしれません。しかし相手も都合があります。
興味はあるが今月は別件で忙しいので来月聞きたい、今週は出張なので来週に電話をかけてきてほしい、来期の予算で検討したいので来期に電話をしてきてほしいなど、興味・関心はあるがタイミングがずれているもの、これが見込みになります。
ですので、見込みはリコールとセットになります。リコール単体は、まだキーマンや社長に興味・関心を聞けてないので、キーマン・社長への繋がり待ちの状態ということになります。
データを残すことの重要性
まず、テレアポですが架電したらデータをちゃんと残しましょう。
残すデータとは、いつ誰が誰と電話して、会話の内容がどうで、結果がどうだったかです。
ではなぜ重要なのかについて、次のリコール管理と見込み管理にて詳しく解説していきます。
リコール管理
データを残すことの重要性については先にお伝えしました。
ではなぜ重要かについて、リコール管理の側面からお伝えします。
理由を一言でいうと、記録があったほうが次回電話するときに得だからです。
記録が無かったら、次回電話するときに、新規のような形で電話をすることになります。
そうなると断られてしまう可能性が高くなります。
キーマンや社長に取り次いでもらうためにも、初回の電話ではキーマンや社長がいつ頃いらっしゃるかを伺い、その情報を元に次回架電しキーマン・社長に取り次いでもらうことが必要です。そのためにもちゃんと記録を残すことが重要なのです。
記録を残していれば、「○○日に○○の件で○○様とお話させていただき、○○日であれば時間が取れるとのことで本日ご連絡させていただいたのですが、○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
と伝えることができます。
ここまで伝えれば、受付で断られることは少なくなるはずです。
リコールが自社指定だったとしても、「○○日の○○時ごろ電話したのですが、つながらなかったので本日お電話しました」
と伝えれば、受付で断られる率は下がるでしょう。
いきなり電話をして、キーマンや社長に取り次いでもらうことの方が少ないはずです。
記録を残しておけば、受付に電話をした理由をしっかりと伝えられます。
そうすれば、キーマンや社長に取り次いでもらえやすくなります。そのためにも記録を残すことが重要なのです。
リコールの記録がたくさん溜まっていけば、1日の架電でキーマンや社長に取り次いでもらう数が増えるはずです。
キーマンや社長との会話数が増えれば、自ずと、見込みやアポにつながる数も高くなります。
そうなると、単なるリストが、キーマンや社長とたくさん会話できる、アポが取れるリストへと変化するのです。
なお、リコールですが、見切りも大事になります。
何度電話しても、曜日や時間を変えても、キーマンや社長につながらない。
そういうリストは見切りをつけましょう。
見切りをつけないと、キーマンや社長に繋がらないリストがどんどん溜まっていくことになります。
結果が出ないリストがたまっていけば、成果が出にくくなります。
数回アプローチしてつながらなそうなら、次の新規リストに切り替えましょう。
見込み管理
見込みとは自社の商品・サービスに興味・関心があるが、タイミングがずれているものとお伝えしました。
ここでもデータを残すことが重要になってきます。
まだ、アポに慣れていない状態だと、見込みに電話するときにこんな風に思うはずです。
前回の電話でキーマンや社長が興味・関心があると言われた、きっと今日電話しても相手は覚えているはず。
そう思うでしょう。そして相手が自分を知っていることを前提に話を進めてしまいます。
しかし現実は相手が覚えていないことの方が多いのです。
電話したらキーマンや社長から「何の件だっけ？」と言われることは日常茶飯事なのです。
キーマンや社長は日々、色んな用件が降りかかってきています。なので忘れていることも多いのです。
ただ、忘れているからといって興味・関心がないということではありません。
一時的に忘れているだけなのです。
なので残しておいたデータから、前回話した内容を伝えて、思い出してもらうことが重要なのです。
つまり残しておくデータとは、相手に思い出してもらえるような会話の内容であることが大事です。
この思い出してもらうプロセスを経ずに、会話を進めてしまうと、会話が噛み合わない事態が発生してしまいます。
会話が噛み合わなかったら、思い出してもらえなかったら、話が流れてしまいます。せっかくの見込みがつぶれてしまいます。それを避けるためにも、データを残しておき、それを元に思い出してもらい、思い出してもらった上で、会話を進めていくことが重要なのです。
ほか、見込み案件についてはランクをつけて管理しましょう。見込みランクA、B、C、Dなどアポが取れそう・受注しそうなど自分なりに定義してランク付けを行っていってください。ランクが高い見込みを多く揃えられれば、アポや受注も安定してくるはずです。
まとめ：アポや受注で一番重要なのはタイミング
アポや受注で一番重要なのはタイミングです。
タイミングが合えばアポや受注につながります。
逆にタイミングが合わなければ、商品・サービスが良かったとしてもアポや受注にはつながりません。
このタイミングを揃えることがテレアポにおいて一番重要なのです。
そのためにも、リコール・見込み管理が重要になってきます。
質の高いリストとリコール・見込み管理を行い、自分のリストを育て、結果が出やすいリストを常時保有しておくことが安定的にアポ・受注を伸ばすために重要なのです。
